Utiliser un traitement de texte

Utiliser un traitement de texte

• Structure d'un document
  
• Fonctionnalités d'un traitement de texte
  
• Word
  
• Présentation du logiciel
  
• La saisie d'un texte
  
• Mise en page d'un texte
  

Les traitements de texte sont des outils conçus pour manipuler des
textes, des documents. Avant d'en donner une présentation plus
détaillée, nous rappelons quelques notions qu'il faut avoir en mémoire
pour mieux comprendre et donc mieux utiliser ces outils.

Définir la structure d'un document ne signifie pas définir sa
présentation. Sa structure ne dépend que de son sens, sa
présentation n'est que l'apparence qu'il prendra.

Par exemple les deux documents de la
figure 3.1 ont la même
structure (il s'agit en fait du même texte), mais des présentations
différentes.
<blockquote>

Le titre est suivi de quelques phrases. Le fait d'être un titre ne
dépend pas de la présentation, mais fait partie intégrante de la
structure du texte.
La notion de paragraphe est elle aussi indépendante de la
présentation, ce qui n'est pas le cas, par exemple, de la longueur
d'une ligne.

Les possibilités d'une application sont souvent appelées :
fonctionnalités.

Les textes peuvent être obtenus de plusieurs façons. La frappe au
clavier (ou saisie) est la plus directe, mais elle n'est pas la plus
adaptée si le document préexiste. Si le document a déja été saisi, il
a certainement été enregistré dans un fichier¹. On
peut alors y avoir accès une nouvelle fois. Si le document est
imprimé, on a parfois recours à un scanner et à un logiciel de
reconnaissance de caractères. On peut obtenir des textes par le
courrier électronique, par une recherche sur Internet, par le biais
d'un autre logiciel. Pour généraliser, les textes peuvent provenir
d'autres logiciels que Word. On parle alors d'importations
de fichiers de divers formats.

Pour permettre une facilité dans la saisie et la révision des textes,
le traitement de texte offre des fonctionnalités de déplacement et de
défilement du texte, de sélection, de suppression, toujours relatives
aux éléments constitutifs de base, à savoir les caractères, les mots,
les lignes, les phrases...Par exemple, dans Word, vous pouvez vous
déplacer de caractère en caractère, de mots en mots etc.

Pour un caractère, la mise en forme consiste à lui donner une taille,
une police (dessin de base des caractères), le mettre en gras ou en
italique etc. À chaque élément du texte (caractère, mot, ...)
correspond une mise en forme particulière. La mise en forme peut se
révéler très longue pour des documents importants si elle n'est pas
pensée et automatisée. Les styles relèvent de l'automatisation de la
mise en forme de documents, ils révèlent la structure du document.

Par exemple, il est utile de définir un style qui réduit les marges
gauches et droites, met en italique les caractères, aligne à droite
les retours à la ligne... pour saisir un recueil de poèmes.

Rechercher tous les Jacques et les remplacer par des Gaston dans votre
recueil de poèmes d'adolescent(e)s peut prendre du temps si vous avez
aimé Jacques et la poésie. Il est donc intéressant de disposer
d'outils qui vous permettent d'effectuer cela sans trop de peine et
avec suffisamment de souplesse pour éviter de faire référence à Gaston
Prévert en citant vous sources d'inspiration. Ces outils existent dans
les traitements de texte.

Les correcteurs orthographique et grammatical semblent de plus en plus
courants même si ils sont souvent très peu << performants >>. La
correction grammaticale en particulier est souvent sans intérêt.

Pour des documents plus techniques ou académiques ou simplement plus
longs, il sera fatalement nécessaire de gérer, glossaires (un mini
dictionnaire qui donne la définition de mots techniques ou
inhabituels), index (une table qui donne le numéro de la page où un
mot, une notion est utilisé), tables de matières ou de figures, de
contrôler la pagination, la numérotation, le colonnage etc.

Permettre des vues de niveaux différents sur son document est
important pour l'homogénéité et la continuité. Le plan vous montre le
document en suivant le niveau des titres, cache ou découvre des
parties si nécessaire.

La première : l'impression. Mais, avec la multiplication des réseaux,
on peut maintenant faxer, émettre un courrier électronique, diffuser
ou faire circuler à des utilisateurs comme on envoie une note de
service ou un document à lire et commenter.

Les traitements de texte se sont adaptés en offrant des
fonctionnalités comme par exemple le routage, l'équivalent du coup de
stabilo ou de la note en marge, le commentaire.

La lettre de rappel de votre logeuse a peut-être été mûrement
réfléchie, mais aux HLM il ne fait pas de doute que de la détection
des mauvais payeurs à la mise sous enveloppe, la main de l'homme
intervient peu.

Des lettres types, prises comme modèles de document, automatisent les
courriers d'entreprise en inscrivant de base le logo, les adresses,
les références, la formule de politesse etc.

Le publipostage permet avec un seul texte et une liste de valeurs (par
exemple des noms et des adresses) de créer des dizaines de lettres
personnalisées. Les sociétés de marketing direct qui m'annoncent
chaque semaine que j'ai gagné une voiture, une montre en or et un
voyage aux Caraïbes se servent beaucoup de cette fonctionnalité.
D'autant plus que les étiquettes à coller sur les enveloppes peuvent
être créées dans le même mouvement sans aucun effort supplémentaire.

Enfin après tout ça, si vous parvenez encore à répéter quotidiennement
la même suite de 20 manipulations du clavier et de la souris, c'est
que vous n'avez pas encore découvert l'enregistrement de
macros-commandes qui permettent justement de remplacer tout cela par
un léger click sur un bouton.

Word est un traitement de texte
wysiwyg². Vous allez
donc pouvoir écrire vos textes facilement, leur donner facilement la
présentation que vous désirez, les enluminer facilement, les
surcharger facilement, et finir, très facilement, par les rendre
illisibles.

La présentation d'un texte imprimé nécessite en effet un minimum de
technique et de méthode. Il ne faut jamais perdre de vue qu'un texte
imprimé est a priori fait pour être lu, ce qui implique qu'il
doit être lisible.

Les utilisateurs débutants d'un traitement de texte (et encore
plus pour un traitement de texte performant comme Word) ont tendance
à vouloir utiliser le plus possible des possibilités du logiciel. Ce
faisant ils pensent le rendre plus agréable. Cela ne fait, en général,
que le rendre difficilement lisible. Vous pouvez allez voir les
dernières lignes du 3.6.7 à la
page ?? qui, bien qu'un peu caricaturales,
vous convaincront que l'abus est nuisible en tout.

Le document que vous êtes en train de lire, même s'il n'a pas la
prétention d'atteindre la perfection³, est là pour vous donner les premiers conseils de survie.

Vous trouverez à la figure 3.2 la fenêtre de
Word telle qu'elle se présente au démarrage.

<blockquote>

Voir figure 3.3. Elle contient, comme son nom
l'indique, le titre de la fenêtre : Microsoft Word. Elle
contient également le nom du document en cours d'édition (le fichier
actuellement ouvert s'appelle Document1 ; un tel nom signifie
en général que le document n'a pas encore été sauvegardé). La barre
de titre contient également à droite le bouton de fermeture,
([ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذه الصورة]) et les boutons de mise en
plein écran ([ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذه الصورة]) et mise en barre de tâche
([ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذه الصورة]).

<blockquote>

Voir figure 3.4. Cette barre donne accès aux
différents menus : fichier, édition, affiche, insère, format, outils,
tableau, écran et ? (aide).

<blockquote>

Voir figure 3.6. Elle donne accès aux
principaux outils de Word, en particulier :

• 
  les outils d'accès aux fichiers
  ([ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذه الصورة]) : nouveau fichier, ouverture d'un
  document existant, sauvegarde du document ;
  
• les outils d'impression, de visualisation, de correction orthographique.
  ([ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذه الصورة])
  
• les outils d'édition
  ([ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذه الصورة]) : couper, copier, coller, copier une mise en forme ;
  
• la liste des styles de paragraphe
  ([ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذه الصورة]) : permet de choisir le style d'un
  paragraphe ;
  
• la liste des polices
  ([ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذه الصورة]) : permet de choisir la police
  des caractères (times, courrier, sans sérif,
  etc...) ;
  
• la liste des tailles
  ([ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذه الصورة]) : permet de choisir la taille
  des caractères (le terme officiel est le corps du caractère),
  exprimée en points ; une taille de 8 à 10 points est une taille
  normale ;
  
• les outils de mise en forme des caractères
  ([ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذه الصورة]).
  
• les outils de alignement des paragraphes à gauche, à droite, centré, ou justifié
  ([ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذه الصورة]) : permettent d'aligner le texte
  d'un paragraphe (voir figure 3.5).
  <blockquote>
  

  	[t]0.35 Ce texte est aligné à gauche. Ce texte est aligné à gauche. Ce texte est aligné à gauche. Ce texte est aligné à gauche. Ça c'est sûr. Ce texte est aligné à gauche. On ne peut pas dire le contraire. Ce texte est aligné à gauche.			[t]0.35 Ce texte est aligné à droite. Ce texte est aligné à droite. Ce texte est aligné à droite. Ça c'est sûr. Ce texte est aligné à droite. Ce texte est aligné à droite. Ce texte est aligné à droite. Ça c'est sûr. Ce texte est aligné à droite.
  	[t]0.35 Ce texte est centré. Ça c'est sûr. Ce texte est centré. On ne peut pas dire le contraire. Ce texte est centré. Ce texte est centré. Ce texte est centré. Ce texte est centré. Ça c'est sûr.			[t]0.35 Ce texte est justifié. Ça c'est sûr. Ce texte est justifié. On ne peut pas dire le contraire. Ce texte est justifié. Ce texte est justifié. Ça c'est sûr. Ce texte est justifié. Ce texte est justifié. Ça c'est sûr.

  Figure 3.5 : Exemples d'alignement d'un texte
  
  
  </blockquote>
  

<blockquote>

Voir figure 3.7. C'est la zone dans laquelle
vous taperez votre texte. On trouve sur ses bords la règle (en haut),
et les ascenseurs (à droite et en bas).

<blockquote>

Voir figure 3.8. Elle vous donne des informations
sur le texte, l'occupation mémoire, la position du curseur dans le
texte, l'état des touches majuscule et numérique,
etc...

<blockquote>

On vous a sans doute déjà dit : << C'est comme une machine à écrire. >>

NON ! Un traitement de texte ne doit pas s'utiliser comme une machine à
écrire.

La caractéristique première de l'utilisation d'un traitement de texte
est la frappe au kilomètre. C'est-à-dire que vous ne devez pas
aller de vous-même à la ligne en cours de paragraphe. Si vous ne voyez
pas pourquoi, retournez lire le paragaphe qui présente la
structuration d'un document,
page ??. Vous y comprendrez que
le retour à la ligne à un sens particulier : il s'agit du
séparateur de paragraphes.

Une deuxième différence entre la bonne utilisation d'un traitement et
la mauvaise⁴ : il ne
faut jamais construire à la main les espacements nécessaires
dans un texte. Les espacements en question sont les retraits en début
de ligne, les alignements des listes, la séparation entre deux
paragraphes, les espaces permettant l'alignement des éléments d'un
tableau, etc. On n'utilisera jamais la touche d'espacement pour
produire des décalages horizontaux, on n'utilisera jamais la touche
Entrée pour produire des décalages verticaux. Ainsi dans la
figure 3.9, aucun des
décalages n'est produit à la main, mais tous sont définis dans
la structure du texte. <blockquote>

suivi d'une liste :

• 
  le premier élément de la liste peut parfaitement
  occuper plusieurs lignes sans que l'on doive se
  préoccuper de l'alignement des marges ;
  
• tout doit être automatique, sans qu'on ait à
  calculer soi-même le nombre de caractères à y insérer.
  

La fin de la liste doit nous ramener au bon
endroit.
Et l'espacement vertical ne doit pas être produit
manuellement.

Rappelons ici quelques règles de saisie usuelles pratiquées en
dactylographie française⁵ :

• 
  vous devez saisir un espace :
  
  
  
  • 
    avant la double ponctuation⁶ (! ? : [ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذه الصورة] ;
    
  • avant le % et en général les unités monétaires,
    kilométriques, etc.
    
  • avant les guillemets fermants ( >>) et le tiret lorsqu'il
    est utilisé en milieu de phrase (--) ;
    
  • après >> (et bien sûr après , ; : . ! ?) et
    tiret⁷ ;
    
  
  Remarques :
  
  
  
  
  • 
    Certains traitements de texte savent insérer automatiquement
    les espaces avant les doubles ponctuations, et il est alors inutile
    de les taper. Vérifiez sur celui que vous utilisez ; il peut
    parfois s'agir d'un réglage à faire.
    
  • Ces règles ne concernent que la ponctuation française. En
    anglais il n'y a jamais d'espace avant la ponctuation.
    
  
  
  </li>
  
• Les parenthèses. La principale question est : << Comment mettre
  des espaces ? >> La règle est simple : les parenthèses doivent être
  collées à ce qu'elles entourent ; le bloc ainsi obtenu se comporte
  comme un mot, c'est-à-dire qu'on mettra des espaces avant ou après
  ce bloc, comme s'il s'agissait d'un seul mot. Par exemple :
  
  
  
  • 
    Ceci est un bon exemple (un exemple, dites-vous ?)
    d'utilisation des parenthèses.
    
  • Ceci est un mauvais exemple ( un exemple, dites-vous ?)
    d'utilisation des parenthèses.
    
  • Ceci est un mauvais exemple (un exemple, dites-vous ? )
    d'utilisation des parenthèses.
    
  • Ceci est un mauvais exemple (un exemple,
    dites-vous ?)d'utilisation des parenthèses.
    
  • Ceci est un mauvais exemple(un exemple, dites-vous ?)
    d'utilisation des parenthèses.
    
  
  
  </li>
  
• les guillemets français s'écrivent << ainsi >> ; toute autre sorte
  de guillemets est à prohiber en français
  (` " ' ` ' `` ,, '') ;
  
• les nombres ne s'écrivent pas en anglais comme en français : il
  faut mettre une virgule pour séparer les unités de la partie
  décimale, exemple : 1,5 km et mettre un blanc insécable pour séparer
  les tranches de mille comme dans 12 345,678 91.
  

Ce qui suit est plus particulièrement lié à la présentation du
document mais doit être pris en compte dès la saisie :

• 
  les locutions latines sont mises en italique dans le texte en
  romain (sauf pour cf., etc. et toutes les locutions francisées comme
  critérium) ;
  
• les noms propres se composent en petites capitales (mais le
  prénom reste en romain) soit par exemple : Donald Knuth ;
  
• ne pas mettre de point entre les lettres des sigles (ratp,
  sncf...) sauf lorsque ce sigle est peu connu et s'énonce lettre
  par lettre ;
  
• le caractère insécable ne s'utilise que pour corriger une
  coupure malheureuse ; son utilisation systématique ne facilite pas
  la relecture et est bien souvent sans raison d'être dans les textes
  courants ; toutefois on pourra
  l'utiliser entre prénom et nom lorsque le prénom est
  abrégé comme dans D. Knuth ⁸ ;
  
• les majuscules doivent toujours être accentuées ;
  
• dans les titres, ne mettre de majuscule qu'à la première lettre
  du premier mot ; ne pas terminer un titre par un caractère de
  ponctuation (à l'exception des points d'exclamation et
  d'interrogation) ;
  
• dans une énumération simple comme celle-ci (c.-à-d. ne
  comportant pas plus d'une phrase par élément), vous devez commencer
  chaque élément par une minuscule et le terminer par un point virgule
  (sauf le dernier).
  

Vous pouvez changer :

1. 
   la police : times, courrier, sans sérif, etc ;
   
2. le style : gras, italique ou
   souligné ;
   
3. la taille : exprimée en points ; une taille de 8 à 10 points est
   une taille normale.
   

Les principaux réglages possibles dans la manipulation d'un
paragraphe sont :

1. 
   tous les réglages existant sur les caractères (ils s'appliquent
   alors à tous les caractères du paragraphe) ;
   
2. la marge gauche, la marge droite et le retrait en début de
   première ligne ;
   
3. l'espacement avant, l'espacement après (la hauteur laissée vide
   avant et après le paragraphe) ;
   
4. les veuves et orphelins : la façon dont un paragraphe est
   autorisé à laisser traîner quelques lignes seules en début ou
   en fin de page, ainsi que la façon dont on doit lier les paragraphes
   entre eux (par exemple un titre ne doit pas rester seul en bas d'une
   page alors que le texte correspondant est en début de page
   suivante).
   

Deux cas peuvent se produire lorsqu'on veut donner un certain style
(c'est-à-dire une certaine présentation) à un paragraphe :

1. 
   Le texte est court ou comporte un seul paragraphe de ce style :
   on modifie ce paragraphe, et on passe à autre chose.
   
2. Le texte comporte plusieurs paragraphes de ce style : ne pas les
   modifier (taille des caractères, espacement, etc...) un par un ; on
   modifie un des paragraphes devant avoir cette présentation, on
   enregistre le style dans la liste des styles, et on
   utilise cette liste pour définir le style des autres paragraphes.
   On peut également utiliser les styles prédéfinis. S'ils ne vous
   plaisent vraiment pas, redéfinissez les.
   Un des avantages de cette façon de faire : si vous changer d'avis
   quant à la présentation de ces paragraphes, il suffira de changer le
   style et tous les paragraphes de ce style seront changés.
   

On peut définir, sur chaque paragraphe, la marge et le
retrait en début de première ligne :

La marge est un décalage par rapport au bord gauche du papier de
toutes les lignes du paragraphe, sauf la première.

Le retrait en début de première ligne est un décalage par rapport aux autres lignes du paragraphe.

On peut donc définir des textes :

• 
  avec retrait négatif :
  
  [t]0.5
  -3em
  Ceci est un texte avec retrait négatif en début de paragraphe.
  Ceci est un texte avec retrait négatif en début de paragraphe.
  
  Ceci est un texte avec retrait négatif en début de paragraphe.
  
• avec retrait positif :
  
  [t]0.5
  3em
  Ceci est un texte avec retrait positif en début de paragraphe.
  Ceci est un texte avec retrait positif en début de paragraphe.
  
  Ceci est un texte avec retrait positif en début de paragraphe.
  
• sans retrait :
  
  [t]0.5
  Ceci est un texte sans retrait en début de paragraphe.
  Ceci est un texte sans retrait en début de paragraphe.
  
  Ceci est un texte sans retrait en début de paragraphe.
  

Il peut sembler tentant d'oublier d'utiliser les retraits, en
se disant : << cela va aussi bien avec des espaces. >> Eh bien, non ! Cela
ne va pas aussi bien. En effet le traitement de texte calcule le
positionnement des caractères de façon à réussir proprement les
alignements de fins de lignes. Et il ajuste ce positionnement en
jouant sur la largeur des espaces. Ce qui fait que deux lignes
différentes, commençant par le même nombre d'espaces, peuvent très
bien ne pas commencer au même endroit.

Pour espacer verticalement deux paragraphes, il faut modifier ce que
Word appelle l'espacement entre deux paragraphes.

De la même façon que précédemment, il peut sembler plus simple
d'utiliser la touche Entrée pour produire des lignes vides
qui semblent avoir le même résultat.

Eh bien, non ! D'abord parce qu'il est difficile d'ajuster finement ces
espacements. Ensuite parce que cela peut vous amener à avoir des
lignes vides en début de page.

Par exemple pour faire un tableau.

Il suffit de déclarer des tabulations et d'utiliser la touche
Tab pour passer de l'une à l'autre.

1. 
   N'abusez pas des présentations << exotiques >> : chacun a sa propre
   conception du beau, qui ne correspond pas forcément à la conception
   généralement admise du lisible. Votre document doit d'abord
   être lisible.
   
2. Dans un texte, ne pas mettre une partie à la fois en
   italique et << entre guillemets >>.
   
3. La possibilité de manipuler de nombreuses polices de caractères
   est un avantage des traitements de texte modernes qui devient vite
   un inconvénient si on n'applique pas la célèbre formule : << A
   consommer avec modération >>.
   En effet, n'oubliez pas, une fois deplus, que votre document doit
   d'abord être lisible : la
   multiplication des polices différentes n'améliore pas forcément
   la lisibilité.
   

1 Souvenez-vous
que le fichier est l'unité d'organisation minimale pour bien des
applications, de stockage de données sur disque ou disquette.

2 What You See
Is What You Get. Type de
logiciels, que l'on rencontre de plus en plus, et qui représentent à
l'écran exactement ce qui sera imprimé. Avantages : pas (ou peu) de
surprises lors de l'impression. Inconvénients : impossibilité de
procéder à des réglages fins (la manipulation à la souris étant
moins précise qu'une description numérique).

3 On va essayer quand
même !

4 C'est-à-dire comme une machine à écrire.

5 Cette partie est fortement inspirée
(pour ne pas dire recopiée) d'un document produit par Bernard
Gaulle, Notice d'utilisation du style french
multilingue du 10 Avril 1996, livré avec la distribution
francisée du logiciel L^AT_EX.

6 Elle est aussi appelée
ponctuation haute.

7 il s'agit là du cas général ; vous trouverez
aisément de nombreux exemples où il ne faudra pas saisir d'espace
après ces caractères de ponctuation.

8 Autre exemple, entre
chiffres et unités comme dans : 130 km/h.